Admishift springt in daar waar de nood het meest prangend is. Heel geregeld krijgen we te horen “mijn mailbox is de doos van Pandora! Voor iedere mail die ik behandel komen er drie nieuwe binnen”. Vragen van klanten, nieuwe leads, facturen van je leveranciers, een opmerking van een klant, nieuwsbrieven,… er lijkt dikwijls geen einde aan te komen. Heb je het gevoel te verdrinken in de mails? Zo hoeft het niet te zijn: Admishift neemt taken over die onder andere jouw mailbox een pak lichter maken. Wij volgen leads op, maken afspraken, helpen bij het opstellen en opvolgen van offertes, maken de werkplanning op, doen eerstelijnscommunicatie bij klachten, enz. Met een paar eenvoudige ingrepen maken we van een mailbox terug een werkbare tool en bieden we jou de kans om te focussen daar waar je écht het verschil kunt maken.

Graag wat ervaringstips? Emilie van Admishift deelt er met plezier enkele.

Een mailbox is vaak een zegen, met een schat aan informatie en een uiterst vlot medium voor het bestendigen van contacten en afspraken. Een ware tijdswinst, zo kunnen diegenen die het tijdperk van de telegrammen, telex, brieven, faxen,… nog meegemaakt hebben vast en zeker beamen. Keerzijde van de medaille is dat gesprekspartners ervan uitgaan dat mails onmiddellijk terecht komen, meteen gelezen en ook liefst heel snel beantwoord worden. Om nog maar te zwijgen over de hoeveelheid aan mails…

Op den duur zie je het bos door de bomen niet meer en word je zelfs met zekere vrees bevangen wanneer je je mailbox open klikt en deze begint te synchroniseren. En dit kan de bedoeling niet zijn.

Je mailbox én je gemoedsrust in ere herstellen? Een paar eerste pistes recht uit mijn persoonlijke ervaring gegrepen:

Mailbox = brievenbus

Hoeveel keer per dag leeg jij je brievenbus? Wel, voor mij is een mailbox zoals een brievenbus: een manier om niet-urgente informatie uit te wisselen. Voor heel dringende zaken neem ik de telefoon, eventueel wel in combinatie met een mailtje. Zo weet de ontvanger dat ik een prangende vraag heb waarop ik graag snel een antwoord wil.

Ik communiceer deze opvatting actief met mijn gesprekspartners, kwestie dat men niet verwacht dat een mailtje stante pede beantwoord wordt. Sommige zaken bespreek je trouwens beter rechtstreeks of via de telefoon, en al zeker bij gesprekken waar, context, intonatie en interpretatie cruciaal zijn.

Mailbox ≠ chatbox

Sta bij het opstellen en het verzenden van mailtjes eens stil bij de boodschap en wie er belang heeft aan deze boodschap. Hoeven er écht 7 mensen in kopie van de mail in kwestie te staan? Denk hierover na vooraleer op de verzendknop te drukken, het kan beter zijn om iemand te infomeren over de afloop van een discussie dan deze personen erin te betrekken en op die manier ook de anderen hun mailbox te vullen.

Groepeer je bijdrages en vragen rond een bepaald onderwerp door de mail eerst in concepten te laten staan en gaandeweg de mail aan te vullen maar misschien ook eens na te denken over de relevantie. Dikwijls blijkt het dan beter om eens kort de koppen samen te steken of te telefoneren om zaken efficiënt uit te klaren. Een steeds weerkerend bombardement aan mails afkomstig van dezelfde afzender kan trouwens al snel mensen gaan ergeren waardoor ze mailtjes van die ene persoon (on)bewust beginnen te negeren of later te lezen. Wees ook niet bang om je gesprekspartner even aan te spreken over ongewenst mailgedrag, mits motivatie natuurlijk 😉 .

Carbon Copy

Geregeld krijg ik de opmerking of de vraag waarom ik op een mailtje niet gereageerd heb, ik stond toch in cc?! Wel, heel simpel: mailtjes waarvan ik in cc – carbon copy dus – sta zijn voor mij mails die louter ter info dienen. En ik voel me dan ook niet geroepen om hierop te antwoorden en zeker niet om deze als prioritair te beschouwen. Verwacht je van mij een actie? Richt deze vraag dan rechtstreeks aan mij via de to-balk of door mijn naam expliciet te vermelden in de mail.

Van de geniepige broer van de cc, de bcc – blind carbon copy – ben ik persoonlijk helemaal geen fan. Je zet dan iemand in kopie van een mail, zonder dat diegenen die rechtstreeks of onrechtstreeks aangeschreven worden in de to en in de cc hiervan weet hebben. Als open en eerlijk persoon wringt deze handelswijze bij mij. Ik heb het trouwens al meermaals meegemaakt dat diegene die in bcc staat dit niet doorhad en doodleuk ‘allen beantwoorden’ koos…. Tot verwondering en frustratie van de anderen, die zich afvragen waarom iemand geheim in kopie stond. Weg sfeer! Niet echt aan te raden dus.

KIS

De KIS-techniek pas ik dagelijks bij vele zaken toe, ook voor mijn mailbox. Keep it simple en ga systematisch te werk: inbox is voor mij map waarin alles staat waarvoor nog actie moet genomen worden (=ongelezen mails) of die ik dien op te volgen (=gelezen mails). Daarnaast heb ik 1 map ‘Afgehandeld’ waarin ik via een snelknoppeling alle behandelde mails bewaar. Zodra een mailtje beantwoord is of gelezen zonder verdere actie druk ik op de knop ‘Afgehandeld’ en weg is ie.

Niet langer een ingewikkeld systeem van mapjes en submapjes om mails te bewaren voor mij. Tot een aantal jaren geleden was ik een echte archivaris, tot ik moest beginnen nadenken in welk mapje ik welk mailtje nu zou zetten en ik me realiseerde dat dit klassement weinig meerwaarde heeft. Ben je op zoek naar een mailtje? Dan vind je dat makkelijk terug via de zoekfunctie, de naam van de map is totaal niet belangrijk, en je bent zeker dat je alle mails terugvindt ongeacht hun locatie.

Doe-het-nú!

Bij aankomst op kantoor doe ik een snelle scan van mijn mailbox zodat ik een idee heb van wat dringend lijkt te zijn en wat minder. Als je in Outlook het systeem ‘leesvenster’ gebruikt zie je meteen al (een deel van) de inhoud van de mail zonder dat je al te veel moet open en dichtklikken.

Mailtjes die ik lees en waarvoor ik meteen een actie kan nemen beantwoord ik onmiddellijk en klasseer ik als afgehandeld. Als je ‘makkelijke’ mailtjes parkeert voor later dan besteed je er al 2x tijd aan: een eerste keer bij het lezen (en dan dikwijls ook erover nadenken en nakauwen) en dan nog eens bij het herlezen en daadwerkelijke actie. Niet echt nodig voor een eenvoudig af te handelen mail toch?

Het proberen waard, niet? Kleine eenvoudige ingrepen die veel kunnen veranderen, of zoals mijn chemielerares altijd zei: maximaal aan rendement met het minimum aan inspanning! Duwtje in de rug? Admishift biedt ondersteuning op maat, we helpen je graag op weg om je mailbox terug werkbaar te maken of zelfs over te nemen.

Graag nog meer meteen bruikbare tips? Lees dan zeker eens verder in onze rubriek Tips & tricks op de website.