Slim doseren

Piekmomenten. Dan denk je misschien meteen aan je elektriciteitsverbruik. Maar daar gaan we het hier niet over hebben. Ook mensen hebben namelijk piekmomenten: dat zijn de momenten waarop we het meeste energie hebben en erop gebrand zijn om die energie voor iets in te zetten. Je hoort het iemand geregeld wel eens zeggen: “ik ben een ochtendmens” of “ik kom pas helemaal op dreef eens het avond is”.

We zijn heel vaak bezig met hoe en wat we moeten gedaan krijgen op onze werkdag, minstens even relevant is om onszelf de vraag te stellen wanneer we bepaalde taken best aanpakken. Het moment waarop we iets doen is een factor om duchtig rekening mee te houden als je zo productief mogelijk aan de slag wilt gaan. En dit tijdstip stem je best af op jouw piekmoment doorheen de dag. Heb je ’s ochtends tonnen energie, dan is het raadzaam om dan een eerder zware klus op te pakken die de nodige concentratie en energie vraagt. Ben je eerder van het type diesel, en kom je pas na wat opwarming echt op kruissnelheid? Dan begin je de dag beter met een ietwat lichtere taak om dan door te stomen naar het echte harde werk waarvoor jij je energie en aandacht moet aanboren.

Vergeet daarbij zeker volgende niet: niemand van ons piekt de ganse dag door, op je scherpst gebruik je ook best wat energie, en daarom is het dan ook belangrijk om op tijd en stond een pauze in te lassen als je voelt dat je door je voorraad energie heen geraakt. En dan bedoelen we een echte pauze: even niet bezig zijn met het werk, je gedachten verzetten. Sta bij voorkeur even recht en strek de benen, dit hoeft niet lang te zijn, een wandeling naar het koffieapparaat is bijvoorbeeld al perfect. Kan je even wat frisse lucht scheppen? Des te beter.

Het helpt ook om letterlijk fysiek wat afstand te nemen van hetgeen waarmee je bezig bent, zo krijg je terug een breder perspectief. De beste ideeën komen trouwens vaak als je het even allemaal losgelaten hebt, omdat je brein terug schijfruimte krijgt en nieuwe inzichten dan vanzelf komen. Ga maar na bij jezelf wanneer je de beste invallen kreeg.

Wie slim zijn of haar energie doseert krijgt meer gedaan in minder tijd, probeer het maar uit.

Pietje planning

We trappen maar meteen een open deur in: alles valt of staat met een goede planning. Want maken we het allemaal wel eens niet mee: je begint de werkdag vol energie en goede moed, maar doorheen de werkdag komen er allerlei zaken op je radar waardoor hetgeen je je had voorgenomen te doen uiteindelijk niet of slechts gedeeltelijk gedaan geraakt.

Uiteraard zijn er altijd zaken die dringende aandacht vereisen waardoor je de taak waarmee je bezig bent even moet  pauzeren, maar als we heel eerlijk zijn dan heeft het vaak ook te maken met focus en een goede inschatting van de uit te voeren taken. Het woord planning dekt vele ladingen, toch zijn een aantal aspecten belangrijk om van een goede, werkbare en effectieve planning te kunnen spreken.

Om een planning te kunnen maken, dien je eerst concreet zicht te krijgen op hoeveel tijd je besteedt aan bepaalde taken. Dit weet je misschien wel uit ervaring, en om hier heel exact een beeld van te krijgen kan je je werkdag eens monitoren en je tijd bijhouden in een tijdsregistratiesysteem (zie onze eerder tip meten =  weten).

Eens je zicht hebt op je tijdsbesteding, is het kwestie om op basis hiervan realistisch taken in te plannen: trek voldoende tijd uit voor welomlijnde zaken, geef jezelf ook op tijd wat rust en afwisseling. Niets zo afstompend en slecht voor de concentratie als de ganse dag repetitieve handelingen te stellen. Jezelf onder enorme tijdsdruk zetten om zaken af te werken in een te krappe tijdspanne werkt ook heel contraproductief. Wees vriendelijk en begripvol voor jezelf.

Heb je bepaalde immense taken die je moet aanpakken? Dan is het een goed idee om deze op te splitsen in subtaken en hiervoor aparte momenten in de agenda in te lassen. Een olifant eet je – bij wijze van spreken – toch ook op in schijfjes? Zo blijft het proces overzichtelijk en werk je geleidelijk aan de taak af. Zelfs als je met een deadline zit is dit haalbaar, onder de voorwaarde dat je de (sub)taken op tijd begint in te plannen. Beter iedere week een uurtje besteden aan een bepaalde taak, dan er maandenlang niet naar om te kijken om dan tegen de deadline vast te stellen dat alles nog moet gebeuren. Een veel voorkomend voorbeeld hiervan is voorbereidende boekhouding naar het einde van het kwartaal toe, als de BTW dient afgerekend te worden. Als je eens per week de inkomende en uitgaande facturatie bijhoudt, dan is de tijd die je aan het einde van het kwartaal nodig hebt om documenten aan de boekhouder te bezorgen heel beperkt. Een kwestie van planning dus.

Heb je een planning in je hoofd? Prima, zet deze dan ook in je agenda. Zo is de planning visueel zichtbaar en weten collega’s ook dat je op bepaalde momenten bezet bent. Al leert de ervaring dat anderen jouw planning meestal wel goed respecteren, maar dat wij zelf nogal nonchalant kunnen omspringen met ingeplande taken. Daarom deze tip: beschouw afspraken met jezelf als afspraken met collega’s, leveranciers of klanten. Pas je dan toch eens de planning aan? Geen, enkel punt, plan de uit te voeren taken dan meteen op een ander moment in, liefst op korte termijn.

 

En dan nog eentje om het af te leren: begin en eindig dag met je planning te bekijken. Zo heb je een goed zicht van wat moet gebeuren aan het begin van de werkdag, én kan je evalueren hoe ver je geraakt bent aan het eind van de werkdag. Dan kan je ook makkelijk nog blokken verschuiven, nieuwe taken toevoegen of de planning aanpassen mocht het nodig zijn.

Prefabmails

Mails, we kennen ze allemaal in allerlei soorten,
hoeveelheden en formaten. Slim omgaan met je mailbox – lees: consulteer de mailbox op vaste tijdstippen en sluit hem af tijdens het werken – is 1 ding.
Een ander ding is snel en efficiënt omgaan met je mailbox. Onder het motto “een minimum aan inspanning met een maximum aan rendement” kan je een aantal kleine stappen zetten die je wel wat tijd en energie besparen. Klinkt aanlokkelijk? Misschien dan eens onderstaande tip uitproberen, het is een tip die wij zelf heel actief gebruiken.

Heb je vaak het gevoel dat je dezelfde mail – min of meer dezelfde inhoud, maar ander tijdstip en andere bestemmeling – helemaal opnieuw typt? Of om het even aan de hand van een voorbeeld duidelijker te maken: een afspraakbevestiging per mail aan een klant waarin je de klant bedankt voor zijn interesse, kort omschrijft wat de afspraak inhoudt, de locatie en uur bepaalt, contactgegevens meedeelt,…

Als jij geregeld zo van die mails schrijft met steeds (ongeveer) dezelfde terugkerende inhoud, dan loont het de moeite om in het mailprogramma Outlook met ‘snelonderdelen’ te werken. Je stelt eenmalig de mail met de terugkerende inhoud op en je bewaart hem als een snelonderdeel met een duidelijke benaming. In te vullen velden markeer je in het geel, zodat je weet dat je deze velden afhankelijk van de context nog dient aan te passen. Mooi extraatje is dat je zeker alle aan te halen punten zult vermelden (want hoe snel zie je eens iets niet over het hoofd), het snelonderdeel werkt als het ware ook als een checklist van zeker te vermelden inhoud per type communicatie.

Eens je een snelonderdeel hebt aangemaakt, haal je hem de
volgende keer dat je hem nodig hebt eenvoudigweg op in je snelonderdelen. Je past nog aan waar nodig, voegt indien gewenst nog extra inhoud toe, en je e-mail is in een mum van tijd opgesteld en klaar voor verzending. Kleine tijdswinst op het eerste zicht? Dat is juist, maar vergeet niet:
vele kleintjes maken een grote.

Facturatie en inkomende betalingen automatiseren

Maak jij je facturen nog manueel door bijvoorbeeld van een tekstverwerkingsprogramma
zoals Word te vertrekken en dan alle gegevens handmatig in te vullen op de
factuur? Als je luttele verkoopfacturen per maand verstuurt kan dit systeem redelijk goed werken. Al dien je steeds zeer secuur op te letten met correcte nummering – dit is heel belangrijk wat je boekhouding betreft – en voor (schrijf)fouten of eventuele copy paste-vergissingen.

Vanaf ongeveer 10 verkoopfacturen per maand raden we jou toch aan om over te schakelen naar software die onder andere de verkoopfacturatie automatiseert. Je voert eenmalig alle klantengegevens in, voorziet het systeem van producten/diensten met de bijhorende prijzen en vanaf dat moment kan je met slechts een paar muisklikken makkelijk facturen gaan aanmaken en zelfs verzenden vanuit je softwaresysteem. De facturen bevatten steeds de juiste data, de specifieke voorwaarden per klant worden automatisch door het systeem weergegeven en worden uniform en in het juiste formaat aan de klant afgeleverd. Bovendien zul je je boekhouder ook tevreden stemmen uniform en digitaal te gaan werken, soms is het zelfs mogelijk om je boekhouder ook toegang te geven zodat deze op ieder moment alle nodige documenten kan consulteren.

Een volgende stap op je to do-lijstje is best ook het controleren van inkomende betalingen, bedragen die jij van jouw klanten tegoed hebt.
Ook hier raden we sterk aan om geregeld tijd in te plannen en alle te ontvangen bedragen na te gaan ten opzichte van je uitgestuurde verkoopfacturen. Zo blijft je cashflow netjes op punt.

Als je met een softwaresysteem werkt waaraan je bankrekening gekoppeld is dan heb je steeds een zicht op welke klanten jouw facturen betaald hebben. En in het geval de inkomende betaling nog niet ontvangen werd kan je met een enkele druk op de knop vanuit je software (al dan niet automatisch) betalingsherinneringen uitsturen.

Er zijn intussen heel wat opties beschikbaar op de markt wat betreft softwaresystemen, soms is het moeilijk als ondernemer om het bos nog door de bomen te zien op dit vlak. 1 gouden tip van onze kant wat betreft de keuze van een systeem: kies voor een systeem met groot gebruiksgemak en waarin je de processen van jouw onderneming kan uitvoeren mits eventueel wat optimalisatie. Laat het systeem jouw onderneming dienen, jouw onderneming hoeft zich niet aan te passen aan het softwaresysteem.

 

Uitgaande betalingen automatiseren

We hadden het eerder al over het bundelen van taken. Zo’n typische taak om te bundelen is het uitvoeren van betalingen. Een lijstje maken van welke facturen er nog betaald dienen te worden om ze vervolgens meteen uit te voeren of via de bankapplicatie in te plannen voor betaling. Werkt vlot, dat is zeker, vooral als je dit als een routine inplant op vaste tijdstippen tijdens je werkweek.

Wist je dat het nóg vlotter kan? Daarbij speelt het niet echt een rol of je een grote of kleine onderneming hebt. Wat hier van belang is om de stap naar automatisering te zetten is het aantal facturen die je gemiddeld op maandbasis te verwerken krijgt.

Vanaf ongeveer 20 aankoopfacturen per maand is het interessant om je betalingen te automatiseren door middel van software. Je importeert je aankoopfacturen in een softwaresysteem, waaraan ook je bankrekening gekoppeld is. Alle uitgaande betalingen van je bankrekening worden geregistreerd en gelinkt aan de bijhorende aankoopfacturen. Zo heb jij als ondernemer op elk moment zicht op de status van je betalingen: nog uit te voeren, gepland en betaald. Dergelijke systemen beschikken bovendien op herkenningssoftware, waardoor heel wat gegevens op inkomende facturen automatisch herkend en ingevuld worden in de juiste velden. Dit bespaart je heel wat tijd bij het verwerken van aankoopfacturen. Om betalingen zelf uit te voeren volstaat het een rapportje te trekken van welke facturen je wilt betalen, dit exportbestand te downloaden en vervolgens te importeren in je bankapplicatie. Op deze manier doe je in 1 beweging meerdere betalingen zonder manueel de juiste gegevens te moeten invoeren in je bankapplicatie. 

Als je weet dat de gemiddelde administratief medewerker handmatig ongeveer 12 minuten spendeert om 1 aankoopfactuur volledig te verwerken (van het invoeren van data tot en met de effectieve betaling) en dat dit via automatiseringssoftware 2 minuten per factuur in beslag neemt, dan zie je meteen welke winst automatisering van de betalingsprocessen oplevert. Zeker als je weet dat een automatiseringstool niet per se duur hoeft te zijn. Er zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar waarmee je kostenefficiënt en snel aan de slag kan, ook voor eerder kleine ondernemingen..

Sesamopenu123

Altijd en overal hetzelfde paswoord, dat is lekker makkelijk toch? Jazeker, ook voor diegene die je paswoord kraakt, en dan zonder enige moeite in al je accounts kan inloggen. Stel je voor dat je 1 dezelfde sleutel hebt voor je huis, auto, kluisje, fietsslot,… en je geraakt dit sleuteltje kwijt of het wordt gestolen. Krijg je al de kriebels bij het idee alleen al?

Het is dus niet meer van deze tijd om hetzelfde paswoord (of pincode!) – al is het met kleine variaties – te blijven gebruiken voor allerlei doeleinden. De meest veilige paswoorden zijn die paswoorden die uit een willekeurige combinatie van cijfers, tekens en letters bestaan. En dan voor iedere account of applicatie ook een ander sterk en veilig paswoord.

We horen je al zuchten tot hier. Een nieuw paswoord aanmaken, tot daar nog aan toe. Maar alles blijven onthouden? Onmogelijk, zeker als er geen logica in de paswoorden schuilt. Gelukkig leven we in een digitaal tijdperk, en bestaan er heel wat mogelijkheden om je te helpen bij het aanmaken en veilig bewaren van paswoorden. We noemen er bij deze enkele: Wachtwoordmanager van Google, LastPass, LogMeOnce, Myki, Bitwarden, Keepass,…

Het is één keer kwaad werk om een digitale paswoordenkluis aan te maken en vervolgens je paswoorden aan te passen en op te slaan, maar eens je vertrokken bent heb je er amper nog omkijken naar. Zeker de moeite waard om hier tijd voor uit te trekken, het kan je op termijn veel ellende besparen.

Digitaliseren

Misschien werk je vandaag de dag nog regelmatig met en op papier: papieren werkbonnen, geschreven takenlijstje, aan- en verkoopfacturen in een klasseermap, geprinte voorstellen/offertes voor klanten, rekeninguittreksels in een kaftje, bonnetjes en rekeningen, … Op zich kan dit zeker, al kan het geen kwaad dat voor alle zaken die je nog print en/of op papier bijhoudt je jezelf de vraag eens stelt wat de meerwaarde hiervan is.

Een paar kritische vraagjes: moet je echt je mappen met aan- en verkoopfacturen binnen brengen bij de boekhouder voor de BTW-aangifte of aanvaardt je boekhouder deze ook digitaal (ingescand of via een software platform)? Vind je makkelijk documenten terug in je papieren klassement of geeft de zoekfunctie op je pc sneller resultaat? Heb je veel fysieke plaats nodig om je mappen te stockeren of houd je de documenten compact digitaal bij?

Het begint vaak met een portie durf, discipline en kleine stapjes. Digitaliseren is een groot en veelomvattend woord, laat je zeker niet overdonderen en begin met één aspect van je administratie te digitaliseren. Iets is beter dan niets, en langzaam aan zal je vertrouwen winnen en bijkomende stappen in digitaliseren durven te nemen.

Moet ik dit nu doen

Taken, to do’s, vergaderingen, telefoontjes,… ze komen in alle maten en vormen, dringend en minder dringend, ingepland en onverwacht. En al snel krijg je het gevoel dat je letterlijk overspoeld wordt en de bomen door het bos niet meer ziet. We gaven al eerder mee dat een (digitaal) to do-lijstje hier soelaas kan bieden. Daarnaast hebben we nog een tip, aan de hand van 1 eenvoudig vraagzinnetje: “Moet ik dit nu doen?”.

Deze vraag kan je op verschillende manieren lezen, met telkens de klemtoon op een ander woord en net die verschillen in klemtoon bieden je inzicht. Here we go:

Moet ik dit nu doen = prioriteiten stellen

Moet ik dit nu doen = delegeren

Moet ik dit nu doen = kritisch taak beoordelen

Moet ik dit nu doen = tijdsindeling maken

Moet ik dit nu doen = laten voor wat het is

De efficiënte kluizenaar

Je kent het wel: je trekt een uurtje uit om aan je administratie te werken en dan rinkelt de telefoon onophoudelijk, staat er een medewerker met een vraag aan je bureau, lopen er allerhande mails binnen,… En zo kom je er niet toe om je te concentreren en je administratieve taak die je gepland had uit te voeren. Je bent van de hak op de tak gesprongen, bracht weinig toegevoegde waarde en voelt je gefrustreerd omdat je je taak niet kon afwerken. Niet bevorderlijk voor het humeur en de gemoedsrust.

Wil je écht efficiënt werken en de administratieve zaken grondig aanpakken? Dat doe je best ongestoord. Neem de factoren weg die je kunnen prikkelen of onderbreken bij je geplande taak: sluit je mailprogramma af, zet je telefoon op vliegtuigstand en zonder je af in je kantoor met de boodschap dat je niet wenst gestoord te worden. Zo creëer je een rustige ruimte en een stil moment voor jezelf en raak je vlot in concentratiemodus waardoor je de geplande taak volledig ter harte kunt nemen en vlot kunt afwerken.

Meten = weten

De dag lijkt vaak uren te kort te komen om al het werk gedaan te krijgen. We beginnen ’s ochtends met de taken die volgens ons prioriteit hebben en werken de ganse dag taak na taak af, soms komt er iets onverwachts tussendoor en tegen het einde van de werkdag vragen we ons af wat we nu allemaal gedaan hebben en hoe die uren zo snel konden voorbijvliegen terwijl het takenlijstje niet veel korter wordt. Klinkt dit jou herkenbaar in de oren?

Om inzicht te krijgen in de taken die je uitvoert en de tijd die je eraan besteedt raden wij je aan om eens een poosje een tijdsregistratie bij te houden. Je zult versteld staan van hoeveel tijd je aan bepaalde zaken werkt, en kunt dan eens de analyse maken of die taken al dan niet factureerbaar zijn, bijdragen aan de operationele kant van je zaak dan eerder aan de strategische, taken zijn die je graag doet, taken zijn die je echt (zelf) moet doen,… En op basis hiervan kan je dan knopen doorhakken om taken in te delen, te groeperen, over te slaan, uit te besteden,…

Ze allemaal op een rijtje hebben

Veel zaken aan je hoofd die steeds blijven opspelen? Schrijf ze ergens van je af op een to-do lijstje: eens de taken genoteerd staan kan je ze mentaal loslaten en bekijken wanneer je dat wilt. Wijzelf zijn grote voorstander van een digitaal to-do lijstje omdat je daar makkelijker zaken kan wissen of afvinken eens ze afgehandeld zijn. De papieren versie wordt al snel onduidelijk en het gevaar bestaat dat je vele papiertjes vol kriebelt zonder er echt een systeem in te brengen, mét het risico om een lijstje (en dus taken) kwijt te geraken.

Een digitaal to-do lijstje kan je helemaal volgens je eigen wensen en noden opstellen. Persoonlijk maken wij gebruik van Todoist, een deels gratis applicatie die zowel op pc als op smartphone en tablet beschikbaar is. Ordenen onder verschillende thema’s, inplannen, overzichten, reminders, prioriteiten toekennen, bepaalde taken delegeren,… de mogelijkheden zijn ruim.

Met een to-dolijstje hou je je hoofd helder en kan je je brein inschakelen voor het echte denkwerk.

Seriewerk

Sommige taken zijn repetitief zoals bijvoorbeeld aankoopfacturen controleren, betalingen uitvoeren, debiteurenbeheer,… omdat ze steeds dezelfde acties vragen.
In zulke gevallen is het echt een aanrader om deze taken te bundelen en ze in serie uit te voeren.

Zo concentreer je je op een bepaald aspect, voer je de verschillende stappen uit en geraak je in een concentratieflow die vlot werkt.

Achteraf heb je een gevoel van voldoening omdat je veel werk verzet hebt in beperkte tijd.

Het shit-uurtje

Zaken waar we niet echt warm voor lopen stellen we vaker uit door ze onder de mat te vegen want er zijn altijd wel andere prioriteiten waarvoor we eerst tijd moeten uittrekken. Bij de gedachte aan de uit te voeren taken bedenken we in ons hoofd al excuses om ons uitstelgedrag goed te praten. Het vervelende is dat we op zeker moment de taak toch zullen moeten uitvoeren omdat we er nu eenmaal niet onderuit geraken.

Plan op wekelijkse basis een vast tijdstip in om tijd aan je administratie te besteden en noem dit gerust je ‘shit-uurtje’.

Houd dit moment consequent vrij in je agenda en plak er een tijdspanne op waar je je aan houdt: beter wekelijks een uur geconcentreerd administratief werk doen in plaats van helemaal niks en dan op een zeker moment uren te moeten doorwerken om zaken in orde te krijgen.

Een vast moment helpt om je mentaal voor te bereiden, je weet dat je even op je tanden moeten bijten en dat als je dit shit-uurtje achter de rug hebt je terug even opgelucht kunt ademhalen.

Centraliseren

In deze digitale tijden ontvangen we nog heel wat documenten op papier. In vele gevallen openen we een brief en leggen we die ergens neer om later in detail te bekijken. Stapeltjes papier op je werkplek, in je laptoptas, in je wagen, verdeeld over verschillende plaatsen,…

Dit schept chaos en bezorgt je onrust bij bijvoorbeeld de aanblik van een ‘onder het papier bedolven’ bureau of dashboard.

Bovendien is de kans groot dat je belangrijke documenten niet meteen vindt op het moment dat je ze nodig hebt of dat je deze zelfs kwijtgeraakt.

Stop inkomende documenten in een klasseermapje ‘te bekijken’. Zo zitten ze veilig én netjes weg op één dezelfde plek en kan je er makkelijk naar terug grijpen wanneer nodig.

Bekijk op regelmatig ingeplande tijdstippen dit mapje en neem de nodige acties en klasseer en/of digitaliseer meteen waar mogelijk.

Makkelijk = meteen

Relatief makkelijke taken bekijken, ze dan terug loslaten, er in je onderbewustzijn mee bezig zijn, ze terug opnemen en er dan effectief iets mee doen houden je dubbel zo lang bezig als nodig terwijl dit helemaal niet nodig is en je je energie beter kunt besteden.

Zijn er zaken die je meteen kan behandelen omdat ze heel weinig tijd en inspanning vragen? Voer ze meteen uit, zo zijn ze uit je hoofd en kan je verder met de taken die echt het verschil maken.

Wil je nóg efficiënter en meer doelgericht aan jouw groeiverhaal werken en heb je niet veel zin om zelf al te veel tijd in je administratie te investeren?

Dankzij onze expertise kunnen we bij Admishift heel praktijkgericht bijspringen daar waar jij het wenst en je administratieve rust bieden. Twijfel niet, en zet een vrijblijvend gesprek met ons op je to-dolijst.