Minister van Financiën Vincent Van Peteghem kondigde aan dat vanaf 1 januari 2026 digitale facturatie (e-invoicing, e-facturatie) tussen ondernemingen verplicht wordt België.

Je hoorde hier vast al iets over waaien, maar wat houdt dit precies in en wat betekent het voor jou als ondernemer?

Wat is e-invoicing?

E-invoicing, of elektronische facturatie, is het proces van het verzenden en ontvangen van facturen in een vooraf bepaald elektronisch formaat, in plaats van op papier. En daarbij mogen we e-invoicing niet te verwarren met een factuur in pdf-formaat als bijlage aan een mail. Want e-facturatie gaat nog een stap verder op de weg naar automatisering.

En dan wordt het even technisch: een e-factuur is een UBL(Universal Business Language)-bestand geschreven in XML-formaat. UBL is een standaard om elektronische documenten, zoals facturen en bestelbons, uit te wisselen. Dit UBL-bestand bestaat dan uit een elektronisch document XML, een programmeertaal voor de opslag van gegevens en het tonen van gestructureerde gegevens.

Over dit technisch aspect hoef jij je als ondernemer weinig zorgen te maken, belangrijk is te weten dat een e-factuur als een UBL-bestand in XML-formaat dient gemaakt en aangeleverd te worden.

Het grote voordeel van een UBL-bestand is dat de meeste facturatie- en/of boekhoudpakketten deze bestanden grotendeels automatisch herkennen en verwerken met een minimum aan menselijke tussenkomst.

Waarom wordt e-invoicing verplicht?

De invoering van verplichte e-invoicing is deel van een breder Europees project, waarbij België er specifiek voor kiest om vanaf 2026 volledig de kaart van de digitalisering te trekken wat betreft facturatie tussen ondernemingen.

De belangrijkste reden van deze verplichting is het verkleinen van de btw-kloof. De btw-kloof is het verschil tussen wat de overheid zou moeten ontvangen aan btw-inkomsten en wat de overheid in werkelijkheid ontvangt.

Daarnaast vermindert e-facturatie de kans op fraude en maakt ze het administratieve proces efficiënter dankzij automatische opmaak en verwerking van facturen.

Wat betekent e-invoicing voor jou als ondernemer?

Voor jou brengt de verplichte e-facturatie met zich mee dat je je facturatieproces (verder) moet digitaliseren. En om dit te doen volgens de verwachtingen heb je verschillende onderdelen nodig:

– facturatiesoftware om een factuur volgens UBL en XML aan te maken.

– toegang tot het Peppol-netwerk. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line en is een internationaal gestandaardiseerd netwerk om tal van zakelijke documenten (bijvoorbeeld bestelbons, leveringsdocumenten, facturen,…) elektronisch uit te wisselen.

– een verwerkingstool om facturen in te lezen en te verwerken in je boekhouding.

We kunnen je al meteen geruststellen: er zijn heel wat systemen die onder 1 noemer over al deze onderdelen beschikken zonder dat jij je daar als gebruiker het hoofd moet over breken.

Hoe kan je je voorbereiden op de verplichte e-invoicing?

Het is belangrijk om je tijdig voor te bereiden op deze verandering. Begin met het onderzoeken van de verschillende beschikbare tools voor e-invoicing en kies de oplossing die het best bij jouw bedrijf past.

Zorg ervoor dat je facturatiesoftware of -systeem voldoet aan de vereisten voor elektronische facturatie zoals in de vorige paragraaf omschreven (UBL, XML, toegang tot Peppol-netwerk, verwerkingstool).

Parallel met deze zoektocht naar een geschikte tool is het belangrijk om af te stemmen met jouw boekhouder over via welke manier en welk systeem jullie de facturen zullen uitwisselen. Het is belangrijk dat als jullie via verschillende tools werken, deze compatibel met elkaar zijn.

Tot slot is het raadzaam om je medewerkers op te leiden zodat zij vertrouwd raken met het nieuwe systeem en de procedures voor e-facturatie.

Is e-invoicing een dure zaak?

De kosten voor het implementeren van e-invoicing kunnen variëren, afhankelijk van de grootte van jouw bedrijf en de gekozen oplossing. Er zijn echter veel betaalbare opties beschikbaar, en de voordelen op lange termijn, zoals minder administratieve lasten en hogere efficiëntie, wegen vaak ruimschoots op tegen de kost van een softwaretool.

Wat zijn de gevolgen van niet-naleving?

Het niet naleven van de verplichte e-invoicing kan leiden tot boetes en andere sancties van de belastingdienst. Het is daarom van cruciaal belang om tijdig actie te ondernemen en ervoor te zorgen dat jouw bedrijf voldoet aan deze nieuwe wetgeving.

Hoe kan Admishift je helpen bij de verplichte e-invoicing?

Bij Admishift staan we klaar om je te begeleiden bij de overgang naar e-facturatie en het vinden van een nieuwe werkstructuur.

Onze freelancers ondersteunen jou in de praktijk bij de invoering van e-invoicing zodat facturatieproces en de voorbereidende boekhouding van een leien dakje blijven lopen.

Neem dus zeker contact met ons af te stemmen hoe we jou in de komende maanden kunnen helpen bij deze belangrijke overgang.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *