Dit en variaties op het thema zijn uitspraken die we geregeld horen tijdens gesprekken met zelfstandige ondernemers. En laat het nu net een zin zijn die bij ons nieuwsgierigheid wekt. Graag willen we dan horen in welke branche de zelfstandige actief is, wat de producten en/of diensten zijn, wat de kernactiviteiten exact inhouden, wie de klanten zijn, hoe groot de onderneming is,…

Het antwoord op deze vragen is zo goed als altijd verstaanbaar, zelfs voor ons als buitenstaanders. Met hier en daar een gerichte subvraag krijgen we een redelijk overzicht van wat de onderneming precies doet. Helemaal interessant wordt het als je eens dieper ingaat op de processen die de onderneming voert, want daar lijkt volgens de ondernemer de complexiteit te schuilen.

En ja, vaak vinden wij de beschreven handelswijze aan de complexe kant. De ondernemer overloopt chronologisch het proces en in ons hoofd beginnen gelijk radartjes te draaien waarbij we ons afvragen of dit proces wel het meest optimale is, dikwijls zien we vanuit onze ervaring meteen mogelijkheden en snelle winsten.

Hoe dit kan? Omdat wij nu eenmaal met een andere bril naar de onderneming in kwestie kijken. Vaak merken wij dat wanneer we als externe dienstleverancier de processen doorlopen, we dankzij onze vergaarde kennis en expertise met wat meer afstand zaken detecteren die de ondernemer niet meer ziet omdat hij er gewoonweg met de neus heel dicht op zit en vanuit gewoonte verder werkt.

Als ondernemers zijn we bezige bijen, we hebben zo onze manier van werken en vullen onze dagen vaak volgens een vast stramien, een werkwijze. En de meesten onder ons wijken liever niet al te veel af van vaste gewoontes omdat dit nu eenmaal veilig aanvoelt, want het is gekende materie binnen de comfortzone.

En dit werkt, tot op het punt dat er in een groeiende onderneming zoveel extra taken op het lijstje terechtgekomen zijn dat de zelfstandige in tijdsnood geraakt. Het welgekende gevoel dat de dag te kort is om alle taken uitgevoerd te krijgen. En dan kan je ondersteuning op maat inroepen, alleen lijkt het onoverkomelijk om de nodige kennisoverdracht te doen, want ook dit vraagt behoorlijk wat tijd en energie in de ogen van ondernemer.

Dit is deels waar: je dient natuurlijk als basis voor een samenwerking de nodige uitleg te verschaffen over het reilen en het zeilen van de onderneming en de processen toe te lichten. Maar wij zien dat eerder als een investering op termijn.

Onze administratieve freelancers zijn namelijk allemaal mensen met ervaring binnen hun vakgebied die al heel wat processen de revue zagen passeren, niet meer van een kleintje vervaard zijn en snel nieuwe zaken oppikken. Bovendien kijken ze met een frisse blik naar de praktische gang van zaken en zullen ze snel pijnpunten aanwijzen en suggesties tot verbetering naar voren schuiven. De investering van tijd en energie in de opstartfase komt dus met een mooie interest van optimalisatie en efficiëntieverhoging.

Met de complexiteit blijkt het uiteindelijk allemaal nogal mee te vallen, en dan krijgen we na enkele weken samenwerken te horen dat de ondernemer het als een opluchting ervaart om bepaalde zaken met een gerust hart uit handen te kunnen geven.